タイ｜書類の電子化・電子保存・廃棄のQ&A | カイプロ｜タイ・ベトナムの会計事務所/法律事務所連合

カイプロの西川です。月5,500THBで会計士・弁護士・社労士などの日本人専門家にいつでも気軽に相談できる顧問サービス「カイプロ」を運営しています。（詳細はこちら）

本サービスへご相談のあった内容から、広く皆様に知っていただきたい内容を共有いたします。
本内容が皆様の会社運営の一助となれば幸いです。

回答者： Kaipro 西川（公認会計士）
TNY Legal 永田（弁護士・弁理士）
J Glocal Accounting 坂田（タイ税務・BOI専門家）

※本内容は執筆時点（23年7月）のものです。
※本内容は顧問サービス「カイプロ」ご契約者様へ提供した内容のうち、一定期間経過したものを利用しています。

契約書原本の保管推奨期間

書類の電子化を進めており、重要でない契約書は原本をシュレッダーにかけ、PDF保管したいと考えています。タイにおいて、契約書原本が無いことによる一般的なリスクをご教示いただけますでしょうか。

税務調査は最長10年あり得ます（通常は申告書提出から2年ですが、民商法典上は時効が10年のため）。

またなにか訴訟を行う場合（訴えられた場合含む）、証拠としては原本が必要となります。民事の請求については、原則として10年が時効期間です。

そのため、税務調査に関連しうる書類や、係争となる場合の証拠となりえる文書（契約書や、合意書、退職届など）は、10年程度の保管をする方が無難かと思います。

※以下記事もご参照ください。

過去のWPの申請やBOIへの申請などの再度使用しない書類が多数保管されています。

これらはいつまでを保管するべきでしょうか。不要なものはPDF化のうえ廃棄、またはそのまま廃棄をしたいと考えています。

法律により、時効が２年、５年、７年など異なっています。民商法上は最大10年とされてる書類もあるため、最大10年とご認識いただくと良いかと存じます。

しかし、使用の可能性が非常に低いと判断される書類については、データ化して保存のうえ原紙は廃棄いただいても特段問題が生じるケースは少ないかと存じます。

仕訳伝票につき現在は印刷・押印をしていますが、電子承認・電子保存とすることは法律上可能でしょうか。

仕訳伝票のいわゆる表紙への承認印自体は法的に要求されているものではなく、あくまで社内承認プロセスであるため、電子承認となることは問題ございません。

また伝票付随書類（各種POなど）についても、税務調査において電子データを印刷して提示をしても大きな問題とならないと考えられる以下のような書類については、伝票データと併せて電子保管をしても通常大きな問題とはならないと考えます。

・受注Quotation / 受注PO
・発注Quotation / 発注PO
・その他関連書類

ただし、Tax Invoiceは原紙での保管が要求されていますのでご留意ください（E-Tax Invoiceを除く）。

以上となります。

カイプロでは、月5,500THBで会計士・弁護士・社労士など複数の専門家に相談可能な顧問サービス「カイプロ」を提供しています。（詳細はこちら）

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