タイ｜契約書など各種書類の保管期間

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本サービスへご相談のあった内容から、広く皆様に知っていただきたい内容を共有いたします。
本内容が皆様の会社運営の一助となれば幸いです。

回答者：BM Accounting 長澤（社会保険労務士、米国公認会計士(inactive)）
TNY Legal 永田（弁護士・弁理士）

※本内容は執筆時点（23年7月）のものです。
※本内容は顧問サービス「カイプロ」ご契約者様へ提供した内容のうち、一定期間経過したものを利用しています。

契約書など各種書類の保管期間

ご質問の要約

賃金関連書類の保管期間を教えてください。

類似質問
・退職した従業員の個人情報はいつまで保管したらよいでしょうか。
・契約書はいつまで保管したらよいでしょうか。

カイプロ専門家の回答

【個人情報保護法の観点】
PDPA（タイ個人情報保護法）の観点では、個人情報の保存期間は必要最低限の期間となります。

【労働者保護法の観点】
賃金支払いに関する書類につき、支払い日から2年以上（＝最低2年）保管する義務があります。（労働者保護法第115条）
同様に、退職関連書類、労働者の登録名簿につき、退職から最低２年保管する義務があります。

【会計法の観点】
税務関連書類は決算日から5年以上保管すると規定されています。（会計法 第14号）
そのため、以下のような税務に関連する賃金資料の場合、年度末から最低5年間保管するのが望ましいです。

• 給与にかかる源泉税（PND1）の申告書と領収書
• 年間所得にかかる源泉徴収票（Tavi50） 等

【税務調査の観点】
通常の税務調査は申告書提出から２年間が対象ですが5年間（脱税など悪質なケースでは7年間）までの延長がありえ、また民商法上は時効が10年となっているため、税務関連書類は最大限10年間は保管しておくことが考えられます。

【訴訟の観点】
なにか訴訟を行う場合（訴えられた場合含む）、証拠としては原本が必要となります。民事の請求については、原則として10年が時効期間です。

そのため、係争となる場合の証拠となりえる文書（契約書や、合意書、退職届など）は、10年程度の保管をする方が無難です。

なお実際に従業員との争いがある場合、政務機関の命令または裁判の最終判決が出るまで資料を保管する必要があります。

【上記のまとめ】
例えば以下のような保管期間の設定が望ましいと考えます。

※実際の係争等がある場合、結論が出るまで保管。

以上となります。

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