カイプロの西川です。月6,000THBで会計士・弁護士・社労士などの日本人専門家にいつでも気軽に相談できる顧問サービス「カイプロ」を運営しています。（詳細はこちら）
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本サービスへご相談のあった内容から、広く皆様に知っていただきたい内容を共有いたします。
本内容が皆様の会社運営の一助となれば幸いです。
回答者：BM Accounting 長澤（社会保険労務士、米国公認会計士(inactive)）
※本内容は執筆時点（25年9月）のものです。
※本内容は顧問サービス「カイプロ」ご契約者様へ提供した内容のうち、一定期間経過したものを利用しています。
警告書の署名者の考え方
ご質問の要約
当社では取締役サイン権者が警告書にサインしていますが、これに人事部長などのサインも追加すべきでしょうか。また、主たるサイン者は取締役でなくGMなどでも問題ないでしょうか。
カイプロ専門家の回答
警告書（ワーニングレター）を発行する場合、警告を受ける従業員本人のサインが得られないことを想定し、事後争いとなる場合のリスク低減のため、主たるサイン者（例えば取締役）のほか、立会人（人事部長や上司等）の署名を付すことが一般的です。
また、一般的には取締役を主たるサイン者とすることが多いですが、社内にて警告書に関するサイン権限が委譲されている場合、委譲された方がサインを行うことは問題ありません。
違反内容の記載は具体的であることが望ましい
ご質問の要約
ワーニングレターの記載ですが、例えば、単に「業務上の職務怠慢が見られ会社に損失を与えた」という記載でも問題ないでしょうか。あるいは、職務怠慢の事例を詳細に記載する方が良いのでしょうか。
カイプロ専門家の回答
違反事実の記載が無い警告書については有効なものとして認められない判例もあるため、労働者保護法や就業規則の該当条文も参照しつつ、出来るだけ具体的な事実関係を詳細に記載することが望ましいです。
警告書の通知方法
ご質問の要約
ワーニングレターの本人への一般的な通知方法を教えてください。
カイプロ専門家の回答
ご本人と面談ができる状況であれば、取締役のサイン、および別の上司またはHRマネジャーなどの立会人サインの入れた警告書を用意のうえ、これらの方とご本人が同席する面談をしその場で渡すという方法が一般的です。この際、その後の労働局駆け込みや労働裁判のリスク低減のため、可能であれば本人のサインを取り付けることが望ましいです。
出社はしているが面談には応じないような場合には、同じく上司またはHRマネジャーなどの立会人サインの入れた警告書を用意のうえ、これを手渡しまたはメールなどで通知のうえ、併せて配達記録付で郵送するなどの方法が考えられます。
最高裁判所判決第5222/2545号に基づき、従業員が警告内容を承知している場合、警告書に従業員がサインをしなくとも警告書自体は有効となります。そのため、必ずしも面談をし本人のサインを得ずとも、上記形式で用意した警告書を内容証明で従業員自宅まで郵送することで、有効な警告書として一般的に認められます。
出社もしていないなどの場合にも、基本的に上記同様の対応で問題ありません。
ただし、上記いずれの方法でも警告書としては有効ですが、ご本人がサインをしないケースでは、警告時やその後の懲戒解雇時において労働局駆け込みや労働裁判へ発展する可能性はどうしても一定程度残ります。
懲戒解雇と関連する留意点
ご質問の要約
警告対象の従業員について、その後の懲戒解雇を見据えている場合の留意点を教えてください。
カイプロ専門家の回答
※本項目の回答内容はカイプロご契約者様限定のコンテンツです。
警告書の言語
ご質問の要約
警告対象者が日本人の場合、警告書はタイ語、日本語それぞれで発行した方がよいでしょうか。
カイプロ専門家の回答
※本項目の回答内容はカイプロご契約者様限定のコンテンツです。
以上となります。
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