本サービスへご相談のあった内容から、広く皆様に知っていただきたい内容を共有いたします。
本内容が皆様の会社運営の一助となれば幸いです。
回答者：TNY Legal 永田（弁護士・弁理士）
※本内容は執筆時点（2020年4月）のものです。
※本内容は顧問サービス「カイプロ」ご契約者様へ提供した内容のうち、一定期間経過したものを利用しています。
Web会議での株主総会/取締役会の基礎知識
ご質問の要約
WEB会議での株主総会開催を検討しています。留意点を教えてください。
カイプロ専門家の回答
2020年4月19日付官報にて、国外参加者を含む形での株主総会のWeb会議開催が可能となりました。
これは取締役会についても適用されると解釈されていましたが、2023年2月の民商法典改正により、取締役会についてもWeb会議開催が可能である旨が明文化されました。
ポイント・留意点は以下となります。
電子会議は、デジタル経済社会省が官報に公示した電子会議セキュリティ基準に従って実施されなければならない（第7条）
招集通知及び関係書類は、電子メールで送付することができる。しかし、会議の招集者は、招集通知及び関係書類の写しを証拠として保管しなければならない（電子データでの保存可）。（第8条）
会議の招集者は、電子会議に際し以下を実施すること; （第9条）
(1)会議出席に先立ち、電子メディアを通じて会議出席者全員が本人であることを特定すること
(2)会議出席者全員が公開投票・秘密投票の両方に対応できるよう手配すること
(3)文書で議事録を用意すること
(4)秘密会議の場合を除き、会議期間中、会議出席者全員の、音声、又は、音声及び映像を電子データ形式で記録すること
(5)会議出席者全員の電子データを証拠として保管すること
なお、(4), (5)の電子データは議事録の一部となる。
〈録音・録画の条件〉
情報の記録は、安全性が高く、信頼できる方法で、電子媒体に電子データで記録されていることが必要。
また、少なくとも以下のような基本的な要素を有していなければならない。
(1)電話網、ローカルエリアネットワーク（LAN）、通信ネットワーク統合デジタルサービス、ISDN、WAN、インターネット、マイクロ波、無線、衛星通信等を使用した通信ネットワークなどの、有線及び無線による情報通信技術を用いて、出席者がお互いに、音声、又は、音声及び映像で通信することができること
(2)電話、カメラ、テレビ、マイク、コンピュータ、FAX、イメージスキャナ等の情報通信技術又は電気通信を介して、別の会場へデータをインポートする機器があること
(3)スピーカー、モニター、ビデオプロジェクターなど、情報通信技術を介して送付された文書などの情報を出席者が知ることのできるような、ディスプレイ機器があること
(4)会議室での会議の場合、エコーなどを防ぐために、会議室の状態に適した吸音材を導入すること
(5)会議の全ての出席者は、会議の間、会議に提示されている情報を自分のデバイスで閲覧することができること
Web開催時にも議事録サインは必要
ご質問の要約
株主総会・取締役会について、対面でのケース、Web開催のケース共に議事録本紙にサインをする必要があるのでしょうか。
あるいは、Web開催ではPDF上の電子署名でも問題ないでしょうか。
カイプロ専門家の回答
従来の対面の場合はもちろん、書面の議事録が必要のままです。一方、Web開催の場合も、条件として書面による議事録の作成が必要です（勅令９条３項）。
そのため、いずれの場合も書面での議事録の作成が必要となります。サイン者は通常議長およびサイン権者であり、原則として書面に直接のサインが必要です。
タイのElectronic Transactions Act B.E.2544に従った方法で電子署名をすること自体は可能と考えますが、この方式に従っていない電子署名は有効とされません。
Web開催の場合に要件が緩和されるわけではないため、同様に議事録の作成を行う形が無難と考えます。
以上となります。
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